Ordem de Serviço

A tela de Ordem de Serviço serve para controle de uma oficina interna da empresa, registrando todos os serviços realizados no veiculo e controlando os apontamentos dos funcionários.

Campo Na Oficina: Quando um veículo tiver na oficina, aparecerá neste campo a placa do veículo. Enquanto uma Ordem de serviço tiver aberta, selecionar neste campo a placa do veiculo que deseja alterar ou incluir algum item;

Campo No Pátio: Quando um veículo está no pátio e precisa fazer alguma manutenção neste veículo, selecionar neste campo a placa do veiculo para o sistema carregar a ordem de serviço e se tiver algum item da manutenção preventiva vencido, já aparece nesta tela;

Campo Fornecedor: O Sistema informa neste campo o nome do proprietário do veículo;

Campo Ordem de Serviço: Este campo é gerado automaticamente no momento que será pressionado o botão “Confirmar”;

Campo Data Emissão/Entrada: Neste campo o sistema informa a data que este veiculo entrou no pátio da empresa;

Campo Data/Hora Saída: Neste campo o sistema informa a data que este veículo saiu do pátio da empresa;

Flag Despesa:Marcar ou deixar marcado esta opção para registrar esta ordem de serviço como uma despesa, para que futuramente seja faturada esta ordem de serviço.

Campo Filial: O Sistema informa neste campo a filial principal definida no sistema;

Botão ‘Entrada Oficina’: Clicar neste botão para registrar a entrada deste veículo na oficina para fazer alguma manutenção. Caso este veículo entre no pátio da empresa somente para abastecimento, não clicar neste botão. O Sistema informa no campo ‘Entrada Oficina’ a data e a hora que o veículo entrou na oficina;

Botão ‘Saída Oficina’: Clicar neste botão para registrar a saída deste veículo na oficina. O Sistema informa no campo ‘Saída Oficina’ a data e a hora que o veículo saiu da oficina;

Botão ‘Obs. Complementar’: Quando um veículo entra no pátio da empresa e o motorista passa uma relação de serviços a serem executados no veículo, deve clicar neste botão e registrar os serviços a serem executados, para que seja impresso e encaminhado para o mecânico fazer a verificação no veículo;

Campo Observação: Informar neste campo uma observação referente a esta ordem de serviço;

Campo Veículo Default: Neste campo o sistema informa a placa do veiculo desta ordem de serviço;

Campo Km: O Sistema informa neste campo a kilometragem atual deste veículo, informada quando entrou no pátio da empresa;

Campo Unidade de Embarque: Selecionar a unidade de embarque responsável pela oficina;

Cadastrando Uma Ordem de Serviço (Resumida)

A tela de Ordem de Serviço (Resumida) serve para controle interno de uma Empresa, onde temos a opção de:

• Controlar a entrada e a saída de Veículos no Pátio da Empresa

• Controlar o abastecimento de Veículos da Frota (para Empresa que possui tanque/bomba de Combustível)

• Controlar e vincular o Item Peça ou Serviço como despesa do Veículo da Frota (Gerência ou não o controle de estoque da Empresa)

• Dar baixa do Estoque dos Itens marcados com Gerência Estoque.

Configurando o Usuário para ter acesso à tela de Ordem de Serviço (Resumida)

Passo 1: Acesse ao Menu → Configurações → Usuários

Passo 2:

1. Selecione o Usuário para Configurar

2. Clique no botão [Abrir] para abrir o Usuário na tela

Passo 3:

1. Clique na Aba 3.Recursos

2. No Item de Menu = 2.Cadastros – Ordem de Serviço (Resumida), marque os Recursos para o Usuário

3. Clique no botão [Gravar Recursos] para salvar as alterações para o Usuário

Abrir a tela de Ordem de Serviço (Resumida)

Agora para acessar a tela, vá na barra de Menu → Cadastros → Ordem de Serviço (Resumida), conforme a imagem abaixo:

Conhecendo a tela de Ordem de Serviço (Resumida)

Aba 1. Dados Gerais → Sub Aba A. Dados Gerais

Nesta Aba cadastramos o cabeçalho de uma OS de forma resumida, ou seja, com os dados básicos do registro de um Veiculo.

1. Código = Código da Ordem de Serviço gerado automaticamente pelo sistema
2. Valor Total = O sistema exibe o valor total da Ordem de Serviço selecionada
3. Despesa? = Marcando esta flag para registrar esta Ordem de Serviço como uma despesa, ou seja, para que futuramente seja faturada.
4. Fornecedor = Selecione o proprietário do veículo
5. Filial = Selecione a filial desejada para executar o serviço
6. Número = Se deixar em branco, é preenchido de forma sequencial por Fornecedor automaticamente ou digite o número de controle interno da sua Empresa (por exemplo: talão de pedido, protocolo de OS, etc.)
7. D/H Em./Ent. = Informe a data e hora que este veículo entrou no pátio da empresa
8. D/H Saída = Informa a data e hora que este veículo saiu do pátio da empresa
9. Veículo = Selecione a placa do veículo que está entrando no pátio para cadastro desta OS
10. KM = Digite a quilometragem atual do veículo
11. Unid. Emb. = Selecionar a unidade de embarque responsável pela oficina
12. Data Motorista = O sistema informa automaticamente esta data, que é a mesma data de abertura desta Ordem de Serviço. Esta data motorista é normalmente utilizada para acerto de motorista da frota.

→ Para sair desta tela clique no botão Listar (CTRL+L).

Aba 1. Dados Gerais → Sub Aba B. Histórico

Nesta Aba podemos registrar um histórico de movimentação desta OS.

Aba 2. Itens → Sub Aba A. Dados Gerais

Nesta Aba registramos os Itens a serem utilizados no Veículo, ou para fazermos a baixa do estoque dos produtos que são cadastrados como “gerencia estoque”.

1. V/E = Combo box, que seleciona Veículo ou Estoque
2. Veículo = Selecione a placa do Veículo
3. KM = Informe a quilometragem atual do veículo
4. Item = Selecione o Item de Estoque a ser baixado
5. Quantidade = Informe a quantidade a ser baixado do estoque
6. Valor = Informe o valor unitário do Item
7. Vl. Líquido = O sistema calcula o valor total (Quantidade x Valor)
8. Motorista = Selecione o Motorista do Veículo
9. Bomba Ini = Informe o Contador Inicial da bomba
10. Bomba Fim = O sistema calcula e informa o Contador Final da bomba (Bomba Ini + Quantidade)
11. Garantia = Informe o tempo de garantia
12. KM Cavalo = O sistema informa a quilometragem atual do cavalo
13. Cavalo = O sistema informa a placa do cavalo
14. Cód. Fatura Receber = O sistema informa o código da Fatura a Receber do seu Cliente
15. Cód. Item Baixar = O sistema informa o Código do Item a baixar do estoque

Aba 3. Itens Removidos → Sub Aba A. Dados Gerais

Nesta Aba são registrados os Itens que foram utilizados na OS, mas que por algum motivo foram removidos.

Sub Aba Log

Nesta Sub Aba o sistema exibe os dados de inclusão e alteração desta OS, ou seja, é mostrado o Usuário e a Data/Hora da inclusão/alteração nos campos enumerados conforme a imagem abaixo:

1. Us. Inserção = Nome do usuário que fez o cadastro desta OS
2. Inserção = Data e Hora que foi feito o cadastro desta OS
3. Us. Últ. Alteração = Nome do usuário que fez a última alteração no cadastro desta OS
4. Últ. Alteração = Data e Hora que foi feito a última alteração no cadastro desta OS

1. Abrir uma Ordem de Serviço (Resumida) – Cadastrar o Cabeçalho

1. Acesse a barra de Menu → Cadastros → Ordem de Serviço (Resumida)

2. Na tela de 'Filtro de Ordem de Serviço (Resumida)', clique no botão [Inserir]

3. Ao abrir a tela de 'Ordem de Serviço (Resumida)', temos duas opções de cadastrar a OS:

A) Abrir uma Ordem de Serviço (Resumida) e informar o Veículo

B) Abrir uma Ordem de Serviço (Resumida) sem informar o Veículo

3.A) Abrir uma Ordem de Serviço (Resumida) e informar o Veículo

Insira os dados nos campos enumerados abaixo:

1. Despesa = Marque a flag se esta OS for uma despesa para a Empresa
2. Fornecedor = Selecione o Proprietário do veículo
3. Filial = Selecione a filial desejada para executar o serviço ou fazer a baixa de estoque
4. Número = Se deixar em branco, é preenchido de forma sequencial por Fornecedor automaticamente ou digite o número de controle interno da sua Empresa (por exemplo: talão de pedido, protocolo de OS, etc.)
5. D/H Em./Ent. = Informe a data e hora que este veículo entrou no pátio da empresa
6. Veículo = Selecione a placa do veículo que está no pátio para executar o serviço
7. KM = Digite a quilometragem atual do veículo
8. Unid. Emb. = Selecionar a unidade de embarque responsável pela oficina
9. Data Motorista = O sistema informa automaticamente esta data, que é a mesma data de abertura
10. Clique no botão Gravar (CTRL + ENTER) para salvar o cadastro desta OS

Após salvo o cadastro, observe a mensagem e código da OS gerada pelo sistema, bem como a data e hora de registro desta OS.

3.B) Abrir uma Ordem de Serviço (Resumida) sem informar o Veículo

Insira os dados nos campos enumerados abaixo:

1. Despesa = Marque a flag se esta OS for uma despesa para a Empresa
2. Fornecedor = Selecione o Cliente para esta OS
3. Filial = Selecione a filial desejada para gerar esta OS
4. Número = Se deixar em branco, é preenchido de forma sequencial por Fornecedor automaticamente ou digite o número de controle interno da sua Empresa (por exemplo: talão de pedido, protocolo de OS, etc.)
5. D/H Em./Ent. = Informe a data e hora de abertura desta OS
6. D/H Saída = O sistema informa automaticamente a data e hora de fechamento da OS, após gravar
7. Data Motorista = O sistema informa automaticamente esta data, que é a mesma data de abertura
8. Clique no botão Gravar (CTRL + ENTER) para salvar o cadastro desta OS

Após salvo o cadastro, observe a mensagem e código da OS gerada pelo sistema, bem como a data e hora de registro desta OS.

2. Baixar um Item do Estoque e vinculado ao Veículo

1. Acesse a Aba 2.Itens, e preencha os campos enumerados abaixo:

1. V/E = Veículo, para vincular o Item ao Veículo
2. Veículo = Selecione a placa do Veículo
3. KM = Digite a quilometragem atual do Veículo
4. Item = Selecione o Item que será baixado do estoque
5. Quantidade = Digite a quantidade a ser usada
6. Valor = Informe o Valor de venda do Item
7. Vl. Líquido = O sistema informa o valor total, ou seja, Quantidade x Valor
8. Motorista = Selecione o motorista do Veículo
9. Clique no botão Gravar (CTRL + ENTER) para salvar o cadastro do Item nesta OS

Observação: Após salvar o registro, a quantidade do Item será baixada do Estoque automaticamente.

3. Abastecimento Interno com baixa do Estoque e vinculado ao Veículo

1. Acesse a Aba 2.Itens, e preencha os campos enumerados abaixo:

1. V/E = Veículo, para vincular o Item de abastecimento ao Veículo
2. Veículo = Selecione a placa do Veículo
3. KM = Digite a quilometragem atual do Veículo
4. Item = Selecione o Item que será baixado do estoque (no caso o Item Combustível)
5. Quantidade = Digite a quantidade do abastecimento
6. Valor = Informe o Valor de venda do Item
7. Vl. Líquido = O sistema informa o valor total, ou seja, Quantidade x Valor
8. Motorista = Selecione o motorista do Veículo
9. Bomba Ini = Informe o Contador Inicial da bomba
10. Bomba Fim = O sistema calcula e informa o Contador Final da bomba (Bomba Ini + Quantidade)
11. Clique no botão Gravar (CTRL + ENTER) para salvar o cadastro do Item nesta O

Observação: Após salvar o registro, a quantidade do Item será baixada do Estoque automaticamente.

4. Baixar um Item do Estoque

1. Acesse a barra de Menu → Cadastros → Ordem de Serviço (Resumida)

2. Na tela de 'Filtro de Ordem de Serviço (Resumida)', clique no botão [Inserir]

3. Ao abrir a tela de 'Ordem de Serviço (Resumida)', insira os dados nos campos enumerados abaixo:

1. Despesa = Marque a flag se esta OS for uma despesa para a Empresa
2. Fornecedor = Selecione o Proprietário do veículo
3. Filial = Selecione a filial desejada para executar o serviço ou fazer a baixa de estoque
4. Número = Se deixar em branco, é preenchido de forma sequencial por Fornecedor automaticamente ou digite o número de controle interno da sua Empresa (por exemplo: talão de pedido, protocolo de OS, etc.)
5. D/H Em./Ent. = Informe a data e hora que este veículo entrou no pátio da empresa
6. D/H Saída = O sistema informa automaticamente esta data e hora de saída
7. Data Motorista = O sistema informa automaticamente esta data, que é a mesma data de abertura
8. Clique no botão Gravar (CTRL + ENTER) para salvar o cadastro desta OS

4. Acesse a Aba 2.Itens, e preencha os campos enumerados abaixo:

1. V/E = Estoque, para efetuar a baixa do Item do estoque
2. Item = Selecione o Item que será baixado do estoque
3. Quantidade = Digite a quantidade a ser baixada do estoque
4. Valor = Informe o Valor de venda do Item
5. Vl. Líquido = O sistema informa o valor total, ou seja, Quantidade x Valor
6. Clique no botão Gravar (CTRL + ENTER) para salvar o cadastro do Item nesta OS

Observação: Após salvar o registro, a quantidade do Item será baixada do Estoque automaticamente.

5. Lançar um Item do Estoque (Não Gerência) ou Item de Serviço

1. Acesse a barra de Menu → Cadastros → Ordem de Serviço (Resumida)

2. Na tela de 'Filtro de Ordem de Serviço (Resumida)', clique no botão [Inserir]

3. Ao abrir a tela de 'Ordem de Serviço (Resumida)', insira os dados nos campos enumerados abaixo:

1. Despesa = Marque a flag se esta OS for uma despesa para a Empresa
2. Fornecedor = Selecione o Proprietário do veículo
3. Filial = Selecione a filial desejada para executar o serviço
4. Número = Se deixar em branco, é preenchido de forma sequencial por Fornecedor automaticamente ou digite o número de controle interno da sua Empresa (por exemplo: talão de pedido, protocolo de OS, etc.)
5. D/H Em./Ent. = Informe a data e hora que este veículo entrou no pátio da empresa
6. Veículo = Selecione a placa do veículo que está no pátio para executar o serviço
7. KM = Digite a quilometragem atual do veículo
8. Unid. Emb. = Selecionar a unidade de embarque responsável pela oficina
9. Data Motorista = O sistema informa automaticamente esta data, que é a mesma data de abertura
10. Clique no botão Gravar (CTRL + ENTER) para salvar o cadastro desta OS

4. Para Cadastrar um Item = Estoque (Não Gerência), acesse a Aba 2.Itens, e preencha os campos enumerados abaixo:

Lembrete: para usar produtos que não gerenciam estoque ou serviços, deve-se obrigatoriamente informar a Combo box V/E = V + Veiculo + KM.

1. V/E = Veículo, para vincular o Item (Não Gerência) ao Veículo
2. Veículo = Selecione a placa do Veículo
3. KM = Digite a quilometragem atual do Veículo
4. Item = Selecione o Item (Não Gerência)
5. Quantidade = Digite a quantidade a ser utilizada
6. Valor = Informe o Valor de venda do Item
7. Vl. Líquido = O sistema informa o valor total, ou seja, Quantidade x Valor
8. Motorista = Selecione o Motorista do Veículo
9. Clique no botão Gravar (CTRL + ENTER) para salvar o cadastro do Item nesta OS

5. Para Cadastrar um Item = Serviço (Outros), acesse a Aba 2.Itens, e preencha os campos enumerados abaixo:

Lembrete: para usar produtos que não gerenciam estoque ou serviços, deve-se obrigatoriamente informar a Combo box V/E = V + Veiculo + KM.

1. V/E = Veículo, para vincular o Item = Serviço (Não Gerência) ao Veículo
2. Veículo = Selecione a placa do Veículo
3. KM = Digite a quilometragem atual do Veículo
4. Item = Selecione o Item = Serviço (Não Gerência)
5. Quantidade = Digite a quantidade a ser utilizada
6. Valor = Informe o Valor da prestação do Serviço do Item
7. Vl. Líquido = O sistema informa o valor total, ou seja, Quantidade x Valor
8. Motorista = Selecione o Motorista do Veículo
9. Clique no botão Gravar (CTRL + ENTER) para salvar o cadastro do Item nesta OS

6. Listar a Ordem de Serviço

1. Acesse a barra de Menu → Cadastros → Ordem de Serviço (Resumida)

2. Na tela de 'Filtro de Ordem de Serviço (Resumida)', informe os campos abaixo para listar a Ordem de Serviço desejada

1. No. OS = Informe o número da Ordem de Serviço
2. Código = Informe o código da Ordem de Serviço
3. Período = Informe a data inicial e final para busca da OS nesse período
4. Data = Selecione: Data de Emissão ou Digitação
5. Fornecedor = Selecione o Proprietário do veículo
6. Veículo = Selecione a placa do Veículo
7. Filial = Selecione a filial desejada para executar o serviço
8. Unid. Emb. = Selecionar a unidade de embarque responsável pela oficina
9. Funcionário = Selecione o funcionário da OS
10. Despesa = Selecione: Todas (todas as despesas), Sim (somente com a flag despesa marcada) ou Não ( somente com a flag despesa desmarcada)
11. Ordem = Selecione a ordem de exibição: Número, Data/Número, Fornecedor/Data, Código
12. Clique no botão [FILTRAR] para listar as Ordens de Serviços

3. Em seguida clique sobre a OS para abri-la na tela

7. Remover um Item da Ordem de Serviço

7.1. Com a OS aberta na tela de 'Ordem de Serviço (Resumida)', clique na Aba 2. Itens, faça os passos abaixo:

1. Clique sobre o Item que deseja remover
2. Clique no botão [Remover – CTRL + DEL]
3. Na janela que se abrir clique no botão [OK] para confirmar a remoção do Item
4. Clique no botão [Gravar - CTRL+ ENTER] para salvar o registro de remoção do Item nesta OS

Observação: Se o Item removido for do tipo Gerência estoque, a quantidade do mesmo será devolvido ao estoque da Filial.

7.2. Para consultar este Item removido, acesse a Aba 3. Itens Removidos

8. Imprimir uma Ordem de Serviço

Com a OS aberta na tela de 'Ordem de Serviço (Resumida)', clique no botão Impressão da Ordem de Serviço, conforme a imagem abaixo:

Em seguida será aberta uma Aba no navegador com a Impressão da OS em tela conforme a imagem abaixo: