Ordem de Serviço Completa

ORDEM DE SERVIÇO (COMPLETA)

A tela de Ordem de Serviço serve para controle interno de uma Empresa, onde temos a opção de:

• Controlar a entrada e a saída de Veículos no Pátio da Empresa
• Controlar a entrada e a saída de Veículos na Oficina da Empresa
• Controlar o abastecimento de Veículos (para Empresa que possui tanque/bomba de Combustível)
• Controlar e vincular o Item Peça como despesa do Veículo (Gerência ou não o controle de estoque da Empresa)
• Controlar e vincular o Item Serviço ao Mecânico e ao Veículo através do Apontamento
• Emitir a fatura do Item Peça ou Item Serviço para ser cobrado do seu Cliente

Configurando o Usuário para ter acesso à tela de Ordem de Serviço (Completa)

Passo 1: Acesse ao Menu → Configurações → Usuários

Passo 2:

1. Selecione o Usuário para Configurar

2. Clique no botão [Abrir] para abrir o Usuário na tela

Passo 3: 1. Clique na Aba 3.Recursos 2. No Item de Menu = 2.Cadastros – Ordem de Serviço (Completa), marque os Recursos para o Usuário 3. Clique no botão [Gravar Recursos] para salvar as alterações para o Usuário

Abrir a tela de Ordem de Serviço (Completa)

Agora para acessar a tela, vá na barra de Menu → Cadastros → Ordem de Serviço (Completa), conforme a imagem abaixo:

Conhecendo a tela de Ordem de Serviço (Completa)

Aba 1. Dados Gerais → Sub Aba A. Dados Gerais

1. Pátio = Combo box que lista os veículos que estão no pátio da empresa e precisa fazer alguma manutenção, neste caso seleciona a placa do veículo para o sistema carregar a ordem de serviço e se tiver algum item da manutenção preventiva vencido, já é exibido nesta tela.
2. Oficina = Combo box que lista os veículos que estão na oficina da empresa. Enquanto uma Ordem de serviço tiver aberta, selecionar neste campo a placa do veículo que deseja alterar ou incluir algum item para fazer o serviço.
3. Código = Código da Ordem de Serviço gerado automaticamente pelo sistema
4. Valor Total = O sistema exibe o valor total da Ordem de Serviço selecionada
5. Despesa? = Marcando esta flag para registrar esta Ordem de Serviço como uma despesa, ou seja, para que futuramente seja faturada.
6. Box = Digite o número do box onde será executado o serviço
7. Tempo Prev.(hs) = Digite o tempo previsto para execução do serviço
8. Tipo = Selecione o tipo desta OS: Normal, Socorro, Pneus, Reforma, Ext. Garantia ou Sinistro.
9. Fornecedor = Selecione o proprietário do veículo
10. CNPJ/CPF = O sistema exibe automaticamente o número do CNPJ ou CPF do proprietário do veículo
11. Cidade = O sistema exibe automaticamente a cidade do proprietário do veículo
12. Filial = Selecione a filial desejada para executar o serviço
13. D/H Em./Ent. = O sistema informa a data e hora que este veículo entrou no pátio da empresa
14. D/H Saída = O sistema informa a data e hora que este veículo saiu do pátio da empresa
15. Veículo = Selecione a placa do veículo que está no pátio para executar o serviço
16. KM = Digite a quilometragem atual do veículo
17. [Faturar OS Completa] = Botão utilizado para fazer a Fatura completa da OS (todas as peças e serviços lançadas)
18. Número = Digite o número de controle interno (por ex: talão de pedido, protocolo de OS, etc.)
19. D/H Ini. Ofic. = Clicar neste texto para registrar a entrada deste veículo na oficina para fazer alguma manutenção. Caso este veículo entre no pátio da empresa somente para abastecimento, não clicar neste botão. O Sistema informa neste campo a data e a hora que o veículo entrou na oficina.
20. D/H Fim Ofic. = Clicar neste texto para registrar a saída deste veículo na oficina, onde o sistema informa neste campo a data e a hora que o veículo saiu da oficina.
21. Unid. Emb. = Selecionar a unidade de embarque responsável pela oficina
22. Data Motorista = O sistema informa automaticamente esta data, que é a mesma data de abertura desta Ordem de Serviço. Esta data motorista é normalmente utilizada para acerto de motorista da frota.
23. Obs. = Digite uma observação referente a esta Ordem de Serviço

→ Para sair desta tela clique no botão Arqiuivo:listar.pngListar (CTRL+L).

Aba 1. Dados Gerais → Sub Aba B. Histórico

Nesta Aba podemos registrar um histórico de movimentação desta OS.

Aba 1. Dados Gerais → Sub Aba C. Log

Nesta Aba o sistema exibe os dados de inclusão e alteração desta OS, ou seja, é mostrado o Usuário e a Data/Hora da inclusão/alteração nos campos enumerados conforme a imagem abaixo:

1. Us. Inserção = Nome do usuário que fez o cadastro desta OS
2. Inserção = Data e Hora que foi feito o cadastro desta OS
3. Us. Últ. Alteração = Nome do usuário que fez a última alteração no cadastro desta OS
4. Últ. Alteração = Data e Hora que foi feito a última alteração no cadastro desta OS

Aba 2. Eventos da OS → Sub Aba A. Dados Gerais

Nesta Aba registramos a Saída Provisória do Veículo, e também o Retorno do mesmo a Empresa.

1. Código = Código do evento da OS gerado automaticamente pelo sistema
2. D/H Saída = Informe a data e hora que este veículo está saindo do pátio da empresa
3. KM = Informe a quilometragem atual do veículo
4. Funcionário = Informe o funcionário que está dirigindo este veículo
5. Motivo = Informe o motivo desta saída provisória do veículo (Obs. Caso precise cadastrar um novo Motivo, vá em Tabelas → Tipos → Tipos de Logs de Notas/OSs)
6. Obs. = Digite uma observação para esta saída do veículo
7. D/H Retorno = Informe a data e hora que este veículo está retornando ao pátio da empresa
8. KM = Informe a quilometragem atual do veículo
9. Funcionário = Informe o funcionário que está dirigindo este veículo
10. Obs. = Digite uma observação para este retorno do veículo

Aba 2. Eventos da OS → Sub Aba B. Log

Nesta Aba o sistema exibe os dados de inclusão e alteração destes Eventos da OS, ou seja, é mostrado o Usuário e a Data/Hora da inclusão/alteração nos campos enumerados conforme a imagem abaixo:

1. Us. Inserção = Nome do usuário que fez o cadastro desta OS
2. Inserção = Data e Hora que foi feito o cadastro desta OS
3. Us. Últ. Alteração = Nome do usuário que fez a última alteração no cadastro desta OS
4. Últ. Alteração = Data e Hora que foi feito a última alteração no cadastro desta OS

Abrir uma Ordem de Serviço (Completa) – Entrada do Veículo no Pátio

Ao abrir o cadastro de uma OS:

a) O sistema registra a entrada do Veículo no pátio da Empresa.

b) O encarregado insere as peças para controlar o estoque, e vincular a peça como despesa do Veículo.

c) O encarregado lança o serviço na OS e vincula o mecânico ao serviço para diversos controles.

Para cadastrar a OS acesse a barra de Menu → Cadastros → Ordem de Serviço (Completa), execute os passos abaixo:

Insira os dados nos campos enumerados abaixo:

1. Tipo = Selecione o tipo desta OS: Normal, Socorro, Pneus, Reforma, Ext. Garantia ou Sinistro
2. Fornecedor = Selecione o Proprietário do veículo
3. Filial = Selecione a filial desejada para executar o serviço
4. D/H Em./Ent. = O sistema informa a data e hora que este veículo entrou no pátio da empresa
5. Veículo = Selecione a placa do veículo que está no pátio para executar o serviço
6. KM = Digite a quilometragem atual do veículo
7. Número = Digite o número de controle interno (por exemplo: talão de pedido, protocolo de OS, etc.)
8. Unid. Emb. = Selecionar a unidade de embarque responsável pela oficina
9. Data Motorista = O sistema informa automaticamente esta data, que é a mesma data de abertura
10. Obs. = Digite uma observação para esta Ordem de Serviço

2. Clique no botão Gravar (CTRL + ENTER) para salvar o cadastro desta OS

3. Após salvo o cadastro, observe a mensagem e código da OS gerada pelo sistema, bem como a data e hora de entrada do Veículo no pátio da Empresa.

4. Finalizado o processo de abertura da OS, este Veículo estará disponível para seleção na Combo box Pátio.

Fechar uma Ordem de Serviço (Completa) – Saída de Veículo no Pátio

Para fazer o encerramento da OS, ou seja, registrar a saída do Veículo no Pátio da Empresa, vamos fazer os procedimentos a seguir:

1. Na Combo box Pátio → selecione a placa do Veículo que saíra do Pátio da Empresa
2. Clique sobre o texto 'D/H Saída', para registrar a Data e Hora de saída do Veículo no Pátio da Empresa

1. Em seguida informe a Data e Hora de saída do Veículo no Pátio da Empresa
2. Clique no botão [Gravar – CTRL+ENTER] para salvar o registro de encerramento desta OS
3. Após processado, será exibida a mensagem informando o sucesso do encerramento

6. Finalizado o processo de encerramento da OS, este Veículo não estará mais disponível para seleção na Combo box Pátio.

Registrar a Entrada de Veículo na Oficina da Empresa

Aqui nós vamos fazer o registro de entrada de Veículo na Oficina da Empresa.

1. Selecione o veículo na Combo box Pátio

1. Clique no texto [D/H Ini. Ofic.] para registrar a Data e Hora de entrada do Veículo na Oficina

1. Clique no botão [Gravar – CTRL+ENTER] para salvar o registro de entrada do Veiculo na Oficina

1. Observe no campo [D/H Ini. Ofic.] o registro da Data e Hora de entrada do Veículo na Oficina

1. Finalizado o processo de entrada do Veículo na Oficina, o mesmo estará disponível para seleção na Combo box Oficina.

Registrar a Saída de Veículo na Oficina da Empresa

Aqui nós vamos fazer o registro de saída de Veículo na Oficina da Empresa.

1. Selecione o veículo na Combo box Pátio

2. Clique no texto [D/H Fim Ofic.] para registrar a Data e Hora de saída do Veículo na Oficina

3. Clique no botão [Gravar – CTRL+ENTER] para salvar o registro de saída do Veiculo na Oficina

4. Observe no campo [D/H Fim Ofic.] o registro da Data e Hora de saída do Veículo na Oficina

5. Finalizado o processo de saída do Veículo na Oficina, o mesmo não estará disponível para seleção na Combo box Oficina.

Lançando Peças e/ou Serviços na tela de 'Ordem de Serviço (Completa)'

1. Clique no botão [Novo Item] para abrir a tela de 'Cadastro de Item da OS'

2. Para inserir o Item de Serviço ou Peça preencha os campos:

1. Veículo = Selecione o Veículo para apontar o Item

1. KM = Digite o KM atual do Veiculo

1. Despesa = Selecione o Item de Serviço ou Peça

1. Quant. = Digite a quantidade usada deste Item

1. Valor Unit. = Digite o valor unitário deste Item

1. Obs. = Digite a observação para o registro deste Item na OS (Opcional)

1. Clique no botão Gravar para registar o Item nesta OS

Observação: caso precise lançar um novo Item nesta OS, repita os passos 1 e 2 novamente.

3. Após gravar observe o registro do Item na tela de 'Ordem de Serviço (Completa)'

Registrar a Saída Provisória de Veículo da Empresa

Para registrar a saída provisória de algum Veículo no pátio da Empresa por algum motivo como por exemplo: teste do serviço, abastecimento externo, ou algum outro evento, faça os passos a seguir:

1. Selecione a placa do Veículo na Combo box [Pátio]

2. Clique na Aba 2. Eventos da OS, para registrar os dados de saída provisória do veículo, execute os passos abaixo:

1. D/H Saída = Informe a Data e Hora da saída do Veículo
2. KM = Digite a quilometragem atual do Veículo
3. Funcionário = Selecione o Motorista do Veículo
4. Motivo = Selecione o motivo da saída
5. Obs. = Digite uma observação para a Saída Provisória se necessário
6. Clique no botão Gravar para processar o registro da Saída Provisória do Veículo

Registrar o Retorno do Veículo com Saída Provisória na Empresa

Para registrar a saída provisória de algum Veículo no pátio da Empresa por algum motivo como por exemplo: teste do serviço, abastecimento externo, ou algum outro evento, faça os passos a seguir:

Passo 1. Selecione a placa do Veículo na Combo box [Pátio]

Passo 2. Clique na Aba 2. Eventos da OS, para registrar os dados de retorno do veículo com a saída provisória, execute os passos abaixo:

1. D/H Retorno= Informe a Data e Hora de retorno do Veículo com saída provisória
2. KM = Digite a quilometragem atual do Veículo
3. Funcionário = Selecione o Motorista do Veículo
4. Obs. = Digite uma observação para o retorno do Veículo com Saída Provisória se necessário
5. Clique no botão Gravar para processar o registro do Retorno da Saída Provisória do Veículo

Item / Peças

Lançando Item Peças na Ordem de Serviço

Aqui nós vamos fazer o cadastro da peça que será utilizada no veículo.

1. Selecione o veículo na Combo box Pátio

2. Clique no botão [Novo Item] para abrir a tela de 'Cadastro de Item da OS'

3. Para inserir o Item Peça preencha os campos enumerados:

1. Veículo = Selecione o Veículo para apontar o Item
2. KM = Digite a quilometragem atual do Veiculo
3. Despesa = Selecione o Item de Peça
4. Quant. = Digite a quantidade usada deste Item
5. Valor Unit. = Digite o valor unitário deste Item
6. Obs. = Digite a observação para o registro deste Item na OS (Opcional)
7. Clique no botão [Gravar] para registar o Item nesta OS

Observação: caso precise lançar um novo Item de Peças nesta OS, repita os passos 1 e 2 novamente.

4. Após gravar o Item Peça na OS observe o Grid abaixo:

Removendo o Item Peça na Ordem de Serviço

Aqui nós vamos fazer a remoção da Peça que seria utilizada no veículo.

1. Clique sobre o Item de Peça para abri-lo na tela de 'Cadastro de Item da OS'

2. Clique no botão [Remover] para remover esta Peça da OS

Serviços

Lançando Item Serviços na Ordem de Serviço

Aqui nós vamos fazer o cadastro do serviço que será executado no veículo.

1. Selecione o veículo na Combo box Pátio

2. Clique no botão [Novo Item] para abrir a tela de 'Cadastro de Item da OS'

3. Para inserir o Item Serviço preencha os campos enumerados:

1. Veículo = Selecione o Veículo para apontar o Item
2. KM = Digite a quilometragem atual do Veiculo
3. Despesa = Selecione o Item de Serviço
4. Quant. = Digite a quantidade usada deste Item
5. Valor Unit. = Digite o valor unitário deste Item
6. Obs. = Digite a observação para o registro deste Item na OS (Opcional)
7. Clique no botão [Gravar] para registar o Item nesta OS

Observação: caso precise lançar um novo Item de Serviços nesta OS, repita os passos 1 e 2 novamente.

4. Após gravar o Item Serviço na OS, observe o Grid abaixo:

Removendo o Item Serviço na Ordem de Serviço

Aqui nós vamos fazer a remoção do Serviço que seria executado no veículo.

1. Clique sobre o Item de Peça para abri-lo na tela de 'Cadastro de Item da OS'

2. Clique no botão [Remover] para remover este Serviço da OS

Removendo uma Ordem de Serviço

Aqui nós vamos fazer a remoção do Serviço que seria executado no veículo.

1. Clique sobre o Item de Peça para abri-lo na tela de 'Cadastro de Item da OS'

2. Clique no botão [Remover] para remover este Serviço da OS

Apontamentos de Funcionários Mecânicos

Apontamento (Iniciar Serviço): Iniciando a execução do Serviço para o Mecânico na tela de 'Ordem de Serviço (Completa)'

1. Clique no botão [Novo Apontamento] para abrir a tela de “Cadastro de Apontamentos”

2. Para inserir e iniciar o Apontamento com o Item de Despesa (Serviço) preencha os campos:

1. Item de Despesa = Selecione o Item de Serviço a ser executado
2. Funcionário = Selecione o Mecânico para executar o serviço
3. D/H Início = Informe a Data/Hora para o início do serviço
4. Obs. = Digite a observação para o registro deste Apontamento (Opcional)
5. Clique no botão [Gravar] para registrar o Apontamento nesta OS

Observação: caso precise lançar e iniciar um novo Apontamento nesta OS, repita os passos 1 e 2 novamente.

3. Após gravar observe o registro do Apontamento com o Item de Serviço na tela de 'Ordem de Serviço (Completa)'

Apontamento (Finalizar Serviço): Encerrando a execução do Serviço para o Mecânico na tela de 'Ordem de Serviço (Completa)'

1. Clique sobre o Item de Despesa não Encerrado para abri-lo na tela de 'Cadastro de Apontamentos'

2. Para encerrar o Apontamento com o Item de Despesa (Serviço) preencha os campos:

1. D/H Fim = Informe a Data/Hora para o fim do serviço (encerramento)
2. Tipo Encerramento = Selecione a opção Fim de Serviço
3. Obs. = Digite a observação para o registro deste Apontamento (Opcional)
4. Clique no botão [Gravar] para registrar o encerramento do Apontamento nesta OS

Observação: caso precise encerrar um novo Apontamento nesta OS, repita os passos 1 e 2 novamente.

3. Após gravar observe o registro do Apontamento com o Item de Serviço na tela de 'Ordem de Serviço (Completa)'

Verificando o Item Removido de uma Ordem de Serviço

Para verificar quais Itens foram removidos de uma OS vamos executar os passos abaixo:

1. Selecione o Veículo na Combo box [Pátio] para abri-lo na tela

2. Clique no botão [Itens Removidos] para verificar o Item de Despesa que foi removido da OS

3. Na janela de 'Consulta de Itens Removidos' será exibida a lista de Itens Removidos da OS

4. Clique no botão [Fechar] para sair da janela de 'Consulta de Itens Removidos' e retornar a tela de 'Ordem de Serviço (Completa)'

Faturamento da O.S (A Receber)

Faturar o Item Peça na Ordem de Serviço

Aqui nós vamos fazer a Fatura de um único Item de Peça que foi utilizado no veículo, ou seja, vamos gerar a cobrança PARCIAL para o Cliente desta OS.

1. Clique sobre o Item de Peça para abri-lo na tela de 'Cadastro de Item da OS'

2. Na tela de 'Cadastro de Item da OS' siga os passos:

1. Clique na Aba 'Faturar Item'
2. Data Venc. = Informe a data de vencimento para esta Fatura
3. Item de Receita = Selecione o Item de Receita da Empresa
4. Clique no botão [Faturar]
5. Após processado será exibida a mensagem com o Código da Fatura gerada
6. Clique no botão [Fechar] para sai desta tela

Observação: Se ao tentar faturar o Item acontecer alguma situação (mensagens nas telas abaixo), execute os procedimentos para configuração do Usuário e Cliente da Fatura. Situação 1: Usuário não tem permissão para a operação de faturar a OS.

Neste caso você deve executar os passos do tópico 'Configurando o Usuário para gerar a Fatura'

Situação 2: Nenhum cliente vinculado ao proprietário do veículo principal da OS.

Neste caso você deve executar os passos do tópico 'Configurando o Cliente para gerar a Fatura'

Faturar o Item Serviço na Ordem de Serviço

Aqui nós vamos fazer a Fatura de um único Item de Serviço que foi executado no veículo, ou seja, vamos gerar a cobrança PARCIAL para o Cliente desta OS.

1. Clique sobre o Item de Serviço para abri-lo na tela de 'Cadastro de Item da OS'

2. Na tela de 'Cadastro de Item da OS' siga os passos:

1. Clique na Aba 'Faturar Item'
2. Data Venc. = Informe a data de vencimento para esta Fatura
3. Item de Receita = Selecione o Item de Receita da Empresa
4. Clique no botão [Faturar]
5. Após processado será exibida a mensagem com o Código da Fatura gerada
6. Clique no botão [Fechar] para sai desta tela

Observação: Se ao tentar faturar o Item acontecer alguma situação (mensagens nas telas abaixo), execute os procedimentos para configuração do Usuário e Cliente da Fatura.

Situação 1: Usuário não tem permissão para a operação de faturar a OS.

Neste caso você deve executar os passos do tópico 'Configurando o Usuário para gerar a Fatura'

Situação 2: Nenhum cliente vinculado ao proprietário do veículo principal da OS.

Neste caso você deve executar os passos do tópico 'Configurando o Cliente para gerar a Fatura'

Faturar Todos os Itens: Peças e Serviços na Ordem de Serviço

Aqui nós vamos fazer a Fatura de todos os Itens de Peças (trocadas) e Serviços (executados) no veículo, ou seja, vamos gerar a cobrança TOTAL para o Cliente desta OS.

1. Selecione o Veículo para abrir a OS na tela de 'Cadastro de Item da OS'

2. Clique no botão [Faturar OS Completa], para Faturar todos Itens cadastrados nesta OS

3. Na tela de 'Faturar OS Completa' siga os passos:

1. Data Venc. = Informe a data de vencimento para esta Fatura
2. Item de Receita = Selecione o Item de Receita da Empresa
3. Clique no botão [Faturar]
4. Após processado será exibida a mensagem com o Código da Fatura gerada
5. Clique no botão [Fechar] para sai desta tela

Observação: Se ao tentar faturar todos os Itens acontecer alguma situação (mensagens nas telas abaixo), execute os procedimentos para configuração do Usuário e Cliente da Fatura.

Situação 1: Usuário não tem permissão para a operação de faturar a OS.

Neste caso você deve executar os passos do tópico 'Configurando o Usuário para gerar a Fatura'

Situação 2: Nenhum cliente vinculado ao proprietário do veículo principal da OS.

Neste caso você deve executar os passos do tópico 'Configurando o Cliente para gerar a Fatura'

Configurando o Usuário para gerar a Fatura

Aqui nós vamos fazer a configuração para o Usuário poder fazer a Fatura de todos os Itens de Peças (trocadas) e Serviços (executados) no veículo, para que seja cobrada do seu Cliente.

Vamos executar os passos abaixo para configurá-lo:

Passo 1: Acesse ao Menu → Configurações → Usuários

Passo 2:

1. Selecione o Usuário para Configurar
2. Clique no botão [Abrir] para abrir o Usuário na tela

Passo 3:

1. Clique na Aba 4.Privilégios
2. Marque o Privilégio = FOS, onde o Usuário que consegue faturar uma OS
3. Clique no botão [Gravar Privilégios] para salvar as alterações para o Usuário

Configurando o Cliente para gerar a Fatura

Aqui nós vamos fazer a configuração do seu Cliente, para poder fazer a Fatura de todos os Itens de Peças (trocadas) e Serviços (executados) no veículo.

Vamos executar os passos abaixo para configurá-lo:

Passo 1: Acesse ao Menu → Cadastros → Proprietários

Passo 2: Abra o registro do Proprietário na tela de 'Proprietários'

Passo 3: Na Aba 1. Dados Gerais → Sub Aba A. Dados Gerais faça:

1. Na Combo box Cliente, selecione o Cliente para poder Faturar
2. Clique no botão [Gravar] para salvar a informação

Imprimir uma Ordem de Serviço

Aqui nós vamos fazer a impressão de todos os Itens de Peças (trocadas) e Serviços (executados) no veículo, ou seja, vamos gerar a impressão da OS contendo os itens e o valor respectivamente.

1. Na Combo box Pátio ou Oficina, selecione a placa do Veículo para abrir a OS na tela de 'Cadastro de Item da OS'

2. Clique no botão [Impressão da Ordem de Serviço], para Imprimir a OS com todos os Itens cadastrados

3. Em seguida abrirá uma nova Aba no seu navegador com a impressão da OS em tela.