Rateio de despesas Matriz x U.E

Este Manual visa explicar um dos processos possíveis para automatizar e usar o Rateio de despesas da Matriz para as Unidades de embarque - FRETE dentro do SAT

Para que serve este Rateio Matriz ?

Quando se fala em rateio, sempre lembramos do rateio de frota, os veículos ajudam nos custos das despesas Administrativas, mas grande parte se esquece que em algumas empresa tem o Agenciamento, e este por sua vez usa boa parte do tempo da equipe administrativa (Gr.Interna /Faturamento /Pagamento de viagens/Arquivista/Controladoria/Comercial).

Com base nesse "tempo" utilizado, é gerado despesas operacionais da matriz (Internet/Energia/Telefone/Salários ADM) que geralmente não capta fretes e em alguns casos não gera receitas para cobrir seus próprios custos, pensando nisso, as Unidade de Embarque, estas que realmente fazem a captação de fretes e gera a receita para a empresa como um todo.

• Então pense que a MATRIZ trabalha para as Unidade de Embarque e em troca disso, as U.E pagam a matriz.

O primeiro passo é determinar um Índice de participação

O gestor deve ter algum parâmetro para determinar "Quanto cada U.E pagará de despesas da Matriz", geralmente a participação é em percentual, onde pode ser um percentual

• Proporcional ao faturamento: U.E faturou mais do que outras, então em teoria utilizou mais da estrutura administrativa da empresa

• Participação Igualitário: Pega o total de U.E ativas no período, e faz a divisão dos 100% ou percentual equivalente a FRETE já pode haver rateio Frota das despesas

EX: 70 x 30% Agenciamento x Frota

• Participação médio de um período anterior:Nesse exemplo e necessário obter o período de uma Unidade obter despesas ou mesmo Faturamento para se obter esta informação

No exemplo será utilziado o rateio Proporcional ao Faturamento

é possível obter essa informação utilizando o relatório no SAT GERENCIAL

SAT GERENCIAL → Relatório → Viagens → BID → Unidade de embarque

Ele nos fornece o índice de participação da U.E na empresa sobre o faturamento

Criando o Item de Rateio para divisão das despesas

De posse da informação do índice, é necessário cadastrar um item de despesa para informarmos quem participara com qual percentual

em Cadastro → Itens de Despesas/Receita e Estoque

Crie um Item "Rateio de Unidades de embarque" com o Grupo de despesas correto vinculado

Feito o cadastro Básico, vá ate a aba 12.Rateio Padrão e cadastre com botão NOVO vá inserindo quais serão as Unidade de embarque que irão participar do rateio e qual o percentual

Gerando um contas a pagar para rateio

Porque deve ser lançado um novo CP para ratear ?

Embora a Matriz não gere faturamento, ela tem suas despesas e também suas responsabilidades fiscais, ou seja, a matriz faz compras e recebe notas fiscais e outros documentos que depois irão para contabilidade ou mesmo SPED, então para não haver problemas nesta parte, estas notas devem ser lancadas normalmente

Feito isso, é necessário tirar o relatório de despesas da Matriz, para fazer a criação de um único contas a pagar que será o CP do Rateio

Insira o contas a pagar em nome do fornecedor a própria transportadora e informe série distinta ex: RAT e data conforme o mês que entrará a despesa

• Na Observação é possível discriminar que é um Lançamento de rateio ref. ao mês de 02/2018 por exemplo

Na aba 2.Itens Completos inserir o item normalmente e ao apertar TAB ele já ira pergunta quanto será o valor a ser rateado (Com base no relatório de despesas do período)

No nosso exemplo R$43,500 é o que deverá ser distribuído

Feito isso, já trará a tela com todas as UNIDADE DE EMBARQUE e percentuais e valores já calculado (as U.E são as que estiverem vinculadas ao item, Lembre-se !)

• Percentual correto ?

Então clique no botão GERAR ITENS NO CONTAS A PAGAR

• Quer alterar valores ou percentual ?

Então pode ser alterado diretamente na tela

lembrando que o valor total ou percentual alterado tem que fechar o total informado 

Veja como ficou o contas a pagar, gerou vários lançamentos simultâneos, com os valores determinados para cada Unidade que estava determinada no ITEM

Está uma maneira simplificada de fazer o rateio dentro do sistema, é possível ainda usar a opção Gerar em Lote, este tem varias outras possibilidade de dividir de outras varias formas.