Teoria da Administração
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Edição de 18h58min de 28 de outubro de 2015
o Ritual de como apurar os resultados
Muitas vezes durante a semana o telefone toca na InterSite, e alguém faz a seguinte pergunta que não pode ser respondida simplesmente com uma unica resposta, mas a pergunta mais difícil de se responder mesmo para alguém experiente no dia a dia,
Como apurar resultados de uma empresa ?
Quase sempre a pessoa espere uma resposta imediata da solução e com um único relatório salvador da pátria,
Mas isso não existe ! e é o que vamos ver a seguir.
Muita coisa influência no ato da apuracão, passaremos pelos lançamentos de contas a pagar , cadastros dos itens e definições de grupos de despesa,
definição dos rateios, os veículos cadastrados se estão marcados as opções de Frota e incluídos no rateio de despesas,
A visão que tentaremos passar neste relatório, é a maneira mais simplificada como numa conversa informal , visão de não administrador para não administrador, nada de termos técnicos profissionais, tudo para responder a pergunta do dia a dia , o resultado,
então aqui vai a ementa deste tutorial:
-Lucratividade Frota.
-Lucratividade Frota por Grupo de despesas.
-Análise de parcelas a pagar/pagas.
-Parcelas a receber/recebidas.
-Relatório de conhecimentos a faturar.
-Relatórios de conhecimentos a pagar para terceiros.
-Analise da posição financeira que inclui alguma das informações acima.
-Analise a rentabilidade dos veículos com maior e menor faturamento e despesas a fim de saber o porque das diferenças, pode ter sido lançado uma despesa em alguma placa errada.
-Curvas ABC para o seu próprio bem, e outras informações.
Entendendo Regime de Competência x Regime Caixa
Assim como na contabilidade, a apuração das despesas em muitos relatórios dentro do sistema é feito em cima da competência, o que para alguns cliente é uma visão complicada de compreender.
O principal conceito a ser entendido é que o veículo gera RECEITA COM (Viagens) e despesas, não importando como estas viagens serão recebidas ou as despesas pagas.
O recebimento/pagamento somente tem influencia no FLUXO DE CAIXA da empresa e não na RENTABILIDADE.
Vamos citar um exemplo bem simples e prático abaixo:
Viagem (Receita):
Data Emissão: 05/05/15
Valor frete: 3.000,00
Data de vencimento da fatura: 27/05/2015 => semana + 15 dias (combinado com cliente)
Data de recebimento: 15/10/2015 => O cliente atrasou por algum motivo imprevisto, e somente pagou nesta data
Despesa:
Tipo: Abastecimento
Data Emissão: 01/05/2015
Valor: 1.000,00
Data de vencimento: 04/06/2015
Data de pagamento: 12/06/2015 => a transportadora estava sem caixa, por algum motivo atrasou o e pagou somente nesta data
Vamos então analisar a rentabilidade do veículo no mês de Junho/2015
VISÃO DA COMPETÊNCIA (Pela data emissão) | |
---|---|
Receita | 3.000,00 |
Despesa | 1.000,00 |
Lucro | 2.000,00 |
VISÃO DO CAIXA (Pela data de recebimento/pagamento) | |
---|---|
Receita | 0,00 |
Despesa | 0,00 |
Lucro | 0,00 |
Vejam que se fossemos analisar por data de caixa ou seja, recebimento x pagamento da despesa o veículo geraria R$ 0,00
de lucro.. o que obviamente não tem o menor sentido.. já que o mesmo trabalhou e produziu/gastou neste mês.
Para o veículo o ideal é que todas as despesas fossem pagas a vista, onde obtêm-se o menor valor da despesa devido a não incidência de juros embutidos, e as viagens recebidas A VISTA, algo meio improvável, ai sim desta forma a Lucratividade poderia ser analisada pelo pagamento e recebimentos.
É extremamente importante que o usuário entenda a importância da análise de rentabilidade pelo regime de competência (data de emissão)e não pelo regime de caixa (recebimento/pagamento), pois é a maneira correta de administrar a empresa.
Nem sempre ter lucro significa esta com dinheiro em caixa, e nem sempre ter dinheiro em caixa significa ter lucro.