Teoria da Administração

Edição de 18h58min de 28 de outubro de 2015

o Ritual de como apurar os resultados

Muitas vezes durante a semana o telefone toca na InterSite, e alguém faz a seguinte pergunta que não pode ser respondida simplesmente com uma unica resposta, mas a pergunta mais difícil de se responder mesmo para alguém experiente no dia a dia,

Como apurar resultados de uma empresa ?

Quase sempre a pessoa espere uma resposta imediata da solução e com um único relatório salvador da pátria,

Mas isso não existe ! e é o que vamos ver a seguir.

Muita coisa influência no ato da apuracão, passaremos pelos lançamentos de contas a pagar , cadastros dos itens e definições de grupos de despesa, definição dos rateios, os veículos cadastrados se estão marcados as opções de Frota e incluídos no rateio de despesas,

A visão que tentaremos passar neste relatório, é a maneira mais simplificada como numa conversa informal , visão de não administrador para não administrador, nada de termos técnicos profissionais, tudo para responder a pergunta do dia a dia , o resultado,

então aqui vai a ementa deste tutorial:

-Lucratividade Frota.

-Lucratividade Frota por Grupo de despesas.

-Análise de parcelas a pagar/pagas.

-Parcelas a receber/recebidas.

-Relatório de conhecimentos a faturar.

-Relatórios de conhecimentos a pagar para terceiros.

-Analise da posição financeira que inclui alguma das informações acima.

-Analise a rentabilidade dos veículos com maior e menor faturamento e despesas a fim de saber o porque das diferenças, pode ter sido lançado uma despesa em alguma placa errada.

-Curvas ABC para o seu próprio bem, e outras informações.

Entendendo Regime de Competência x Regime Caixa

Assim como na contabilidade, a apuração das despesas em muitos relatórios dentro do sistema é feito em cima da competência, o que para alguns cliente é uma visão complicada de compreender.

O principal conceito a ser entendido é que o veículo gera RECEITA COM (Viagens) e despesas, não importando como estas viagens serão recebidas ou as despesas pagas.

O recebimento/pagamento somente tem influencia no FLUXO DE CAIXA da empresa e não na RENTABILIDADE.

Vamos citar um exemplo bem simples e prático abaixo:

Viagem (Receita):

Data Emissão: 05/05/15

Valor frete: 3.000,00

Data de vencimento da fatura: 27/05/2015 => semana + 15 dias (combinado com cliente)

Data de recebimento: 15/10/2015 => O cliente atrasou por algum motivo imprevisto, e somente pagou nesta data

Despesa:

Tipo: Abastecimento

Data Emissão: 01/05/2015

Valor: 1.000,00

Data de vencimento: 04/06/2015

Data de pagamento: 12/06/2015 => a transportadora estava sem caixa, por algum motivo atrasou o e pagou somente nesta data

Vamos então analisar a rentabilidade do veículo no mês de Junho/2015

Vejam que se fossemos analisar por data de caixa ou seja, recebimento x pagamento da despesa o veículo geraria R$ 0,00 de lucro.. o que obviamente não tem o menor sentido.. já que o mesmo trabalhou e produziu/gastou neste mês.

Para o veículo o ideal é que todas as despesas fossem pagas a vista, onde obtêm-se o menor valor da despesa devido a não incidência de juros embutidos, e as viagens recebidas A VISTA, algo meio improvável, ai sim desta forma a Lucratividade poderia ser analisada pelo pagamento e recebimentos.

É extremamente importante que o usuário entenda a importância da análise de rentabilidade pelo regime de competência (data de emissão)e não pelo regime de caixa (recebimento/pagamento), pois é a maneira correta de administrar a empresa.

Nem sempre ter lucro significa esta com dinheiro em caixa, e nem sempre ter dinheiro em caixa significa ter lucro.

Apuracão de Lucratividade dentro de uma Frota

Entendido o conceito de Regime de Competência x Regime de Caixa, passamos para o próximo item que é ditamente o inicio da apuração da Lucratividade, a pergunta inicial a ser respondida, tirar o relatório e e começar a verificar se as informações são verídicas.

Relatório de Lucratividade Frota

A Lucratividade dentro de uma frota, vem da digitação das viagens e da entrada de despesas,

na Frota o lucro vem do gerenciamento da diferença entre a receita - gastos de manutenção da frota - comissões de motoristas- despesas rateadas como mostra o relatório abaixo:

CALMA AI !!!

A partir deste relatório começa a analise da Rentabilidade da empresa, sendo a resposta negativa ou positiva, não e possível somente com ele falar,

que esta dando o LUCRO, porque se você usar esse relatório para decisão de novos investimentos, sem saber a POSIÇÃO FINANCEIRA, pode ser um passo em falso.

LEMBRE - SE: A EMPRESA PODE IR PARA O BURACO DANDO LUCRO !! pois Lucratividade nada tem a ver com dinheiro em caixa!!!

Voltando ao FOCO, Entendi que a Lucratividade é composta para uma empresa FROTISTA de:

Rateio de Despesas Gerais, como isso influencia nos fechamentos de sua empresa ?

Beleza entendi boa parte do Lucratividade mas não entendi o Despesas Gerais.

Certamente, o relatório de despesas gerais é responsável por mostrar o resultado de Rateios,

EX: Água, Luz, Telefone, Salario administrativo e outros custos de natureza ADMINISTRATIVA, devem constar neste Rateio, é a forma que o sistema tem de fazer com que os veículos paguem as despesas que não são suas (na placa do veiculo), a final, a frota é provavelmente o maior fator gerador de receita da empresa.

Analise o relatório dos rateios, pois pode haver despesas dentro deste, que podem não ser necessariamente rateados, ou mesmo esteja faltando alguma despesa.

ACESSE: SAT / RELATÓRIO / LUCRATIVIDADE / FROTA 
o RELATÓRIO DE RATEIOS BASTA TIRAR O RELATÓRIO DE LUCRATIVIDADE E NA HORA DE FECHAR O SISTEMA PERGUNTA SE DESEJA VISUALIZAR DESPESAS GERAIS

Relatório de Lucratividade Frota - Grupos de Despesas

Apos a analise do relatório de Lucratividade frota e os rateios, se estiver tudo correto, sobre algumas duvidas sobre o que pode ter negativado sua lucratividade dentro de um determinado período, para isso, achar os grupos que compuseram a lucratividade,

vamos apelar para analise de grupos de despesas, ele te ajudará a entender o vilão no período.

esse nao tem jeito , postei em duas partes !!

Como sempre, numa frota , os Combustíveis, Manutenção, Administrativos se destacam,

mas o interessante e descobrir talvez itens deslocados, que deveriam estar em tal grupo mas estão errados,

se acontecer muito isso, então é um aviso para separar um tempo para analisar seu Plano de Contas (de despesas) para fazer uma limpeza e remanejamento.

ACESSE ELE EM: SAT / RELATÓRIO / LUCRATIVIDADE / FROTA - GRUPO DE DESPESAS

Lucratividade Frota no Regime de Caixa ou popular "Tudo que eu paguei - Tudo que eu recebi !"

Depois de muita discussão sobre o porque de não haver um relatório de lucratividade por regime de caixa, recentemente foi criado um relatório que apura o que foi PAGO dentro de um determinado período.

Neste caso o maior problema deste relatório é que o faturamento incondicionalmente, deve ser sobre o regime de competência, ou seja, o Faturamento é em cima de viagens emitidas , se a transportadora emitir uma viagem e receber dentro do mesmo mês, o relatório sera coerente com a pergunta

tudo que eu paguei - tudo que eu recebi

AGORA VOCÊ DEVE TER PENSADO: porque então um relatório LUCRATIVIDADE por regime de caixa o Faturamento deve ser sobre competência ???

Simples, no mês que o cliente atrasar o pagamento das viagens para a transp. o lucro do veiculo seria provavelmente NEGATIVO, já que abastecer pagar motorista, pagar outras despesas, ocorrem independentemente se você recebeu ou não !!

Neste caso em uma situação de recebimento atrasado, uma viagem dentro do período não faturada ou outra situação, considere analisar o relatório com cautela.

ACESSE: SAT GERENCIAL --> RELATÓRIO / LUCRATIVIDADE / REGIME DE CAIXA / FROTA GRUPOS DE DESPESA