Teoria da Administração

o Ritual de como apurar os resultados

Muitas vezes durante a semana o telefone toca na InterSite, e alguém faz a seguinte pergunta que não pode ser respondida simplesmente com uma unica resposta, mas a pergunta mais difícil de se responder mesmo para alguém experiente no dia a dia,

Como apurar resultados de uma empresa ?

Quase sempre a pessoa espere uma resposta imediata da solução e com um único relatório salvador da pátria,

Mas isso não existe ! e é o que vamos ver a seguir.

Muita coisa influência no ato da apuracão, passaremos pelos lançamentos de contas a pagar , cadastros dos itens e definições de grupos de despesa, definição dos rateios, os veículos cadastrados se estão marcados as opções de Frota e incluídos no rateio de despesas,

A visão que tentaremos passar neste relatório, é a maneira mais simplificada como numa conversa informal , visão de não administrador para não administrador, nada de termos técnicos profissionais, tudo para responder a pergunta do dia a dia , o resultado,

então aqui vai a ementa deste tutorial:

-Lucratividade Frota.

-Lucratividade Frota por Grupo de despesas.

-Análise de parcelas a pagar/pagas.

-Parcelas a receber/recebidas.

-Relatório de conhecimentos a faturar.

-Relatórios de conhecimentos a pagar para terceiros.

-Analise da posição financeira que inclui alguma das informações acima.

-Analise a rentabilidade dos veículos com maior e menor faturamento e despesas a fim de saber o porque das diferenças, pode ter sido lançado uma despesa em alguma placa errada.

-Curvas ABC para o seu próprio bem, e outras informações.

Regime de Competência x Caixa

Assim como na contabilidade, a apuração das despesas em muitos relatórios dentro do sistema é feito em cima da competência, o que para alguns cliente é uma visão complicada de compreender.

O principal conceito a ser entendido é que o veículo gera RECEITA COM (Viagens) e despesas, não importando como estas viagens serão recebidas ou as despesas pagas.

O recebimento/pagamento somente tem influencia no FLUXO DE CAIXA da empresa e não na RENTABILIDADE.

Vamos citar um exemplo bem simples e prático abaixo:

Viagem (Receita):

Data Emissão: 05/05/15

Valor frete: 3.000,00

Data de vencimento da fatura: 27/05/2015 => semana + 15 dias (combinado com cliente)

Data de recebimento: 15/10/2015 => O cliente atrasou por algum motivo imprevisto, e somente pagou nesta data

Despesa:

Tipo: Abastecimento

Data Emissão: 01/05/2015

Valor: 1.000,00

Data de vencimento: 04/06/2015

Data de pagamento: 12/06/2015 => a transportadora estava sem caixa, por algum motivo atrasou o e pagou somente nesta data

Vamos então analisar a rentabilidade do veículo no mês de Junho/2015

VISÃO DA COMPETÊNCIA (Pela data emissão)
Receita	3.000,00
Despesa	1.000,00
Lucro	2.000,00

VISÃO DO CAIXA (Pela data de recebimento/pagamento)
Receita	0,00
Despesa	0,00
Lucro	0,00

Vejam que se fossemos analisar por data de caixa ou seja, recebimento x pagamento da despesa o veículo geraria R$ 0,00 de lucro.. o que obviamente não tem o menor sentido.. já que o mesmo trabalhou e produziu/gastou neste mês.

Para o veículo o ideal é que todas as despesas fossem pagas a vista, onde obtêm-se o menor valor da despesa devido a não incidência de juros embutidos, e as viagens recebidas A VISTA, algo meio improvável, ai sim desta forma a Lucratividade poderia ser analisada pelo pagamento e recebimentos.

É extremamente importante que o usuário entenda a importância da análise de rentabilidade pelo regime de competência (data de emissão)e não pelo regime de caixa (recebimento/pagamento), pois é a maneira correta de administrar a empresa.

Nem sempre ter lucro significa esta com dinheiro em caixa, e nem sempre ter dinheiro em caixa significa ter lucro.