Contas a Pagar

Edição de 13h37min de 1 de julho de 2013

Apresentando o Contas a Pagar

Nesta tela o sistema oferece a opção de cadastrar as despesas administrativas e da frota da empresa.

Para acessar use o Atalho da tela inicial ou vá em Cadastros / Contas a Pagar

Campo Fornecedor: Selecionar o Fornecedor desta nota clicando no segundo campo. (Obs.: Para cadastrar o fornecedor basta clicar no botão Novo Fornecedor );

Campo Número do Titulo: Informar o número da Nota Fiscal ou Numero do Pedido. Para lançamento de Financiamentos e Finame deve ser informado o número do contrato;

Campo Série: Informar a Série do Documento (Nota Fiscal, Pedido. Caso não houver, informar U). Para lançamento de Financiamentos e Finame deve ser informado o número da parcela atual;

Campo Data Emissão: Informar a Data da emissão do Documento;

Campo Filial: Selecionar a filial responsável pela despesa;

Flag ‘Nota e Duplicata’: Marcar esta opção se na nota estiver informada a data do vencimento e o valor total ou a nota esteja acompanhado do boleto. Lembrando: Uma vez marcada esta opção após terminar o lançamento deve ser gerada a duplicata da nota clicando a aba 3. Parcelas para gerar a parcela.

Flag ‘A Faturar’: Marcar caso não tenha a informação do vencimento e/ou valor total da nota. (Ex.: Compra com Pedido ou Cupom Fiscal e depois é faturado uma nota fiscal relacionado a estes Pedidos ou Cupom Fiscal);

Flag ‘Despesa’: Marcar caso o lançamento for uma despesa para a Empresa. Para lançamentos de ajustes de estoque deverá desmarcar esta opção;

Cód CC Emp/Func: Quando clica no botão ‘Gerar Crédito Funcionário ou Gerar Débito Funcionário’ o sistema informa o número de lançamento na conta corrente do Empresa/Funcionário;

Campo Cond Pág: Informar a condição de pagamento deste lançamento;

Campo Vencto: Informar a data do Vencimento do Titulo deste lançamento. Informar somente se o lançamento for Nota e Duplicata; Uma vez informado o vencimento o SAT irá gerar apenas 1 parcela, independente da condição de pagamento selecionada

Campo Unid Emb: Informar neste campo qual unidade de embarque que teve a despesa (Despesa da Unidade 1 →Água, Luz, Telefone, etc. Despesa da Unidade 2 →Luz, Telefone, etc);

Flag Créd.PIS/COFINS: Marcar caso este lançamento utiliza o crédito de PIS/COFINS;

Campo CFOP: Informar o CFOP da nota se for considerar o CFOP da Nota Fiscal. Caso for considerar o CFOP do item não deve preencher este campo;

Campo Espécie: Informar a Espécie do documento (NF →Nota Fiscal, PD →Pedido, Bol - Boleto etc);

Cadastrando Um Contas a Pagar

Para se fazer cadastro de Contas de Contas, você deve ter um Fornecedor cadastrado , caso não tenha o mesmo cadastrado, utilize a opção novo ao lado do campo Fornecedor para acessar a tabela de cadastro, apos isso informe o Numero da nota e série, lembrando que não pode ser usado as séries RQ/AD/SD/CL/ADT/FNC/BAL/EST/ICM/PED/FPV/DES/JUR, preencha também data de controle, filial, data emissão, condição de pagamento.
Os campos que contém a seta vermelha do lado esquerdo, indicam que o campo é de preenchimento obrigatório.

Na aba A.Dados Gerais , os campos obrigatorios são:
-Fornecedor;
-Numero;
-Série;
-Data de Emissão;
-Condição de Pagamento. Nota e Duplicata A Faturar e Despesa

Em caso de nota que tenha que gerar crédito a um funcionário, deve se informar na primeira aba o nome do funcionário

Salve os cadastros no botão GRAVAR.
Para cadastrar os itens da Nota, clique na aba 2.Item Nota, nessa tela deverá ser inserido todos os itens que vai compor esse contas a pagar

Sempre ao inserir novos itens clique no botão , para que salve as alterações feitas nesse contas a pagar

Feito a inserção desses itens , podemos ir para a aba 3.Parcelas e clicar no botão Gerar Parcelas

Clique no botão , para que salve as alterações feitas nesse contas a pagar Feito isso clique volte para a aba 1.Dados Gerais.

Cadastrei um contas a pagar mas ele não aparece no Financeiro / Baixa de contas a pagar

Quando Usar Nota e Duplicata ? e A Faturar ?

No ato do cadastro de contas a pagar é comum surgir essa duvida de qual opção utilizar no cadastro

Nota e Duplicata: Utilizada quando é uma parcela que você tenha cobrança já em mãos ou sempre uma data pré definida, ex: Agua,luz,telefone,rastreador,etc.., ou uma despesa incomum.

A Faturar: Essa opção quando marcada, não gera parcela com vencimento a ser pago, como o próprio nome refere, fica pendente a ser faturado para que seja feita conferência junto ao fornecedor quanto a quantidade de itens/serviços e valores, ajudando no controle das despesas, utilizando o procedimento de Fatura de Contas a Pagar.

Despesa: esta opção é quase sempre marcada, para que essa nota possa aparecer nos relatórios de despesa,lucratividade.

Entrada de estoque como funciona ?

Para casos de nota de Itens que haverá Gerenciamento de Estoque [1], o Item estando cadastrado e marcado como GERENCIA na tela de Contas a Pagar no ato de inserir o item, deve ser marcada a opção ESTOQUE.

Feito isso, já automaticamente ao salvar o item na nota ele já terá saldo em estoque na filial do cadastro da nota

Salve os cadastros no botão GRAVARe vá para aba 3.Parcelas

Clique no Botão Gerar Parcelas

Finalizar o Lançamento do Contas a Pagar Clique No botão Finalizar/Reiniciar Contas a Pagar

Pois essa opção faz a verificação dos dados e se tiver algo incorreto, ele exibirá uma mensagem de aviso, caso não apareça erros, automaticamente essa nota já aparecerá para ser paga na tela de Baixa de Contas a Pagar

Como no SiteSat não temos como bloquear o usuário de sair do Contas a Pagar sem gerar a parcelas na aba 3.Parcela, agora na Tela Inicial do Sistema foi inserida uma observação que exibe as notas cadastradas que foram encerradas e não foram geradas as parcelas.
Lembrando que se estiver sem as parcelas geradas e sem marcadas a opção de finalizar o contas a pagar, a mesma não constará na parte de baixa de Contas a Pagar.

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Gerando Crédito ou Débito Direto do Contas a Pagar

Para fazer a geração de crédito ou então débito na conta corrente de um funcionário, lance o contas a pagar informando o nome do funcionário como sitado acima, feito isso e gerado a parcela, utilize o na aba 1.Dados Gerais os botões Gerar Crédito Funcionário e Gerar Débito Funcionário

Lembrando que ele gera pelo valor da Nota e não pelo valor do Item, e para remover essa nota deverá ser removido o Cc.Emp/Func Gerado.

Na tela de Viagens na Parte do Motorista , tem a opção de informar o Valor do Adiantamento e o sistema Gerar o Débito ao motorista automáticamente.