Teoria da Administração

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o Ritual de como apurar os resultados

Muitas vezes durante a semana o telefone toca na InterSite, e alguém faz a seguinte pergunta que não pode ser respondida simplesmente com uma unica resposta, mas a pergunta mais difícil de se responder mesmo para alguém experiente no dia a dia,


Como apurar resultados de uma empresa ?


Quase sempre a pessoa espere uma resposta imediata da solução e com um único relatório salvador da pátria,


Mas isso não existe ! e é o que vamos ver a seguir.


Muita coisa influência no ato da apuracão, passaremos pelos lançamentos de contas a pagar , cadastros dos itens e definições de grupos de despesa, definição dos rateios, os veículos cadastrados se estão marcados as opções de Frota e incluídos no rateio de despesas,

A visão que tentaremos passar neste relatório, é a maneira mais simplificada como numa conversa informal , visão de não administrador para não administrador, nada de termos técnicos profissionais, tudo para responder a pergunta do dia a dia , o resultado,

então aqui vai a ementa deste tutorial:


-Lucratividade Frota.

-Lucratividade Frota por Grupo de despesas.

-Análise de parcelas a pagar/pagas.

-Parcelas a receber/recebidas.

-Relatório de conhecimentos a faturar.

-Relatórios de conhecimentos a pagar para terceiros.

-Analise da posição financeira que inclui alguma das informações acima.

-Analise a rentabilidade dos veículos com maior e menor faturamento e despesas a fim de saber o porque das diferenças, pode ter sido lançado uma despesa em alguma placa errada.

-Curvas ABC para o seu próprio bem, e outras informações.


Entendendo Regime de Competência x Regime Caixa

Assim como na contabilidade, a apuração das despesas em muitos relatórios dentro do sistema é feito em cima da competência, o que para alguns cliente é uma visão complicada de compreender.


O principal conceito a ser entendido é que o veículo gera RECEITA COM (Viagens) não importando como estas viagens serão recebidas ou as despesas pagas.


O recebimento/pagamento somente tem influencia no FLUXO DE CAIXA da empresa e não na RENTABILIDADE.

Vamos citar um exemplo bem simples e prático abaixo:


Viagem (Receita):

Data Emissão: 05/05/15

Valor frete: 3.000,00

Data de vencimento da fatura: 27/05/2015 => semana + 15 dias (combinado com cliente)

Data de recebimento: 15/10/2015 => O cliente atrasou por algum motivo imprevisto, e somente pagou nesta data


Despesa:

Tipo: Abastecimento

Data Emissão: 01/05/2015

Valor: 1.000,00

Data de vencimento: 04/06/2015

Data de pagamento: 12/06/2015 => a transportadora estava sem caixa, por algum motivo atrasou o e pagou somente nesta data


Vamos então analisar a rentabilidade do veículo no mês de Maio/2015

VISÃO DA COMPETÊNCIA (Pela data emissão)
Receita 3.000,00
Despesa 1.000,00
Lucro 2.000,00


VISÃO DO CAIXA (Pela data de recebimento/pagamento)
Receita 0,00
Despesa 0,00
Lucro 0,00


Vejam que se fossemos analisar por data de caixa ou seja, recebimento x pagamento da despesa o veículo geraria R$ 0,00 de lucro.. o que obviamente não tem o menor sentido.. já que o mesmo trabalhou e produziu/gastou neste mês.


Para o veículo o ideal é que todas as despesas fossem pagas a vista, onde obtêm-se o menor valor da despesa devido a não incidência de juros embutidos, e as viagens recebidas A VISTA, algo meio improvável, ai sim desta forma a Lucratividade poderia ser analisada pelo pagamento e recebimentos.


É extremamente importante que o usuário entenda a importância da análise de rentabilidade pelo regime de competência (data de emissão)e não pelo regime de caixa (recebimento/pagamento), pois é a maneira correta de administrar a empresa.


Nem sempre ter lucro significa esta com dinheiro em caixa, e nem sempre ter dinheiro em caixa significa ter lucro.

Apuracão de Lucratividade dentro de uma Frota

Entendido o conceito de Regime de Competência x Regime de Caixa, passamos para o próximo item que é ditamente o inicio da apuração da Lucratividade, a pergunta inicial a ser respondida, tirar o relatório e e começar a verificar se as informações são verídicas.

Relatório de Lucratividade Frota

A Lucratividade dentro de uma frota, vem da digitação das viagens e da entrada de despesas,

na Frota o lucro vem do gerenciamento da diferença entre a receita - gastos de manutenção da frota - comissões de motoristas- despesas rateadas como mostra o relatório abaixo:

RelLucratividadeFrota.png

CALMA AI !!!

A partir deste relatório começa a analise da Rentabilidade da empresa, sendo a resposta negativa ou positiva, não e possível somente com ele falar,

que esta dando o LUCRO, porque se você usar esse relatório para decisão de novos investimentos, sem saber a POSIÇÃO FINANCEIRA, pode ser um passo em falso.


LEMBRE - SE: A EMPRESA PODE IR PARA O BURACO DANDO LUCRO !! pois Lucratividade nada tem a ver com dinheiro em caixa!!!


EXEMPLO: pegando o relatório acima, frondosos R$ 8.586,26 de LUCRO OPERACIONAL, de nada adianta esse lucro se você tirar um relatório de caixa e tiver no meio despesas pessoais da sua família, uma parcela de uma lancha de pescaria, a parcela de uma moto esportiva, aquele carro importado dos sonhos... simplesmente, sua conta pode ter pago tudo isso citado e estar no vermelho, nesse caso, você confundiu saldo em conta com lucro com despesas pessoais, mas vamos continuar.... mais pra frente voltamos a falar sobre seus sonhos x sua empresa, como resolver !!


Voltando ao FOCO, Entendemos que a Lucratividade é composta para uma empresa FROTISTA de:


Faturamento no Mês (por data de emissão/Competência) Próprio (Comissão do Motora) Despesas (por data de emissão/Competência) Despesas Gerais(hã ??) No fim o LUCRO OPERACIONAL
(+)48.897,69 (-)4.126.43 (-)33.387,14 (-)2.797,86 (=)8.586,26

Rateio de Despesas Gerais, como isso influencia nos fechamentos de sua empresa ?

Beleza entendemos boa parte do Lucratividade mas não entendi o Despesas Gerais.

Certamente, o relatório de despesas gerais é responsável por mostrar o resultado de Rateios,

EX: Água, Luz, Telefone, Salários administrativos e outros custos de natureza ADMINISTRATIVA, devem constar neste Rateio,

é a forma que o sistema tem de fazer com que os veículos paguem as despesas que não são suas (na placa do veiculo) a final, a frota é provavelmente o maior fator gerador de receita da empresa.


RelRateiosFrota.png


Analise o relatório dos rateios, pois pode haver despesas dentro deste, que podem não ser necessariamente rateados, ou mesmo esteja faltando alguma despesa.

LEMBRE - SE: 

Thor.jpg

ACESSE: SAT / RELATÓRIO / LUCRATIVIDADE / FROTA 
o RELATÓRIO DE RATEIOS BASTA TIRAR O RELATÓRIO DE LUCRATIVIDADE E NA HORA DE FECHAR O SISTEMA PERGUNTA SE DESEJA VISUALIZAR DESPESAS GERAIS
Ou então Acesso somente o relatório de Rateios em :
RELATÓRIO / DESPESAS / GERAIS 
no filtro coloque Tipo Despesa: FROTA(Div+Veic.Apoio)
- Despesa: SIM
- Investimento:Todos
- Rateio:SIM

Não batem os valores ? o que é cada coluna destas ?

Então deve conferir as colunas com relatórios

RelLucratividadeFrota.png


Fat.Fr.Empresa: Próprio: Despesas: Desp.Gerais: Invest.Veic:
São as viagens lançadas na placa dos veículos Este valor vem da tela de viagem o campo % do frete Motorista (comissão motorista sobre o frete) Todos os Contas a Pagar lançados como Despesas com a placa daquele veiculo. Todos os Contas a Pagar lançados que tenha itens de despesa marcado como Inclui no Rateio, e no V/E/D = D - diversos Mostra as despesas que estão na placa dos veículos e marcadas como investimento ex: Finame,Leasing
para conferir o valor bruto veja Relatório → Viagens → Por data, filtre Tipo Frete:Próprio, este valor é FATURAMENTO - ICMS - SEGURO

para conferir o ICMS= SAT GERENCIAL Relatório → Viagens → Impostos → ICMS Completo.

para conferir o SEGURO= Relatório → Viagens → Seguro → ICMS Completo filtre somente com valor seguro: SIM.

para conferir SAT Relatório → Funcionários → Produção Resumida.

Este valor é referente a viagens que tem percentual informado e podem variar


para conferir SAT Relatório → Despesas → Veiculo Por Grupo.

primeiro filtro

Super Grupo : 1 - Frota

segundo filtro

Despesas: Sim
Propriedade: Próp Produtivo
para conferir SAT Relatório → Despesas → Gerais

Super Grupo: Frota

Tipo Despesa: Frota(Div+Veic.Apoio)

Rateio:Sim

Para conferir SAT Relatório → Despesas → Veiculo Por Item.
SuperGrupo : 1 - Frota
Propriedade: Prop Produtivo
Investimentos: SIM

Relatório de Lucratividade Frota - Grupos de Despesas

Apos a analise do relatório de Lucratividade frota e os rateios, se estiver tudo correto, sobre algumas duvidas sobre o que pode ter negativado sua lucratividade dentro de um determinado período, para isso, achar os grupos que compuseram a lucratividade,

vamos apelar para analise de grupos de despesas, ele te ajudará a entender o vilão no período.


RelLucratividadeFrotaGrupo.png


esse nao tem jeito , postei em duas partes !!


RelLucratividadeFrotaGrupo2.png


Como sempre, numa frota , os Combustíveis, Manutenção, Administrativos se destacam,

mas o interessante e descobrir talvez itens deslocados, que deveriam estar em tal grupo mas estão errados,

se acontecer muito isso, então é um aviso para separar um tempo para analisar seu Plano de Contas (de despesas) para fazer uma limpeza e remanejamento.


ACESSE ELE EM: SAT / RELATÓRIO / LUCRATIVIDADE / FROTA - GRUPO DE DESPESAS

Lucratividade Frota no Regime de Caixa ou popular "Tudo que eu paguei - Tudo que eu recebi !"

Depois de muita discussão sobre o porque de não haver um relatório de lucratividade por regime de caixa, recentemente foi criado um relatório que apura o que foi PAGO dentro de um determinado período.

RelRegcaixa.png

Neste caso o maior problema deste relatório é que o faturamento incondicionalmente, deve ser sobre o regime de competência, ou seja, o Faturamento é em cima de viagens emitidas , se a transportadora emitir uma viagem e receber dentro do mesmo mês, o relatório sera coerente com a pergunta


tudo que eu paguei - tudo que eu recebi
AGORA VOCÊ DEVE TER PENSADO: porque então um relatório LUCRATIVIDADE por regime de caixa o Faturamento deve ser sobre competência ???

Simples, no mês que o cliente atrasar o pagamento das viagens para a transp. o lucro do veiculo seria provavelmente NEGATIVO, já que abastecer pagar motorista, pagar outras despesas, ocorrem independentemente se você recebeu ou não !!

Neste caso em uma situação de recebimento atrasado, uma viagem dentro do período não faturada ou outra situação, considere analisar o relatório com cautela.

ACESSE: SAT GERENCIAL --> RELATÓRIO / LUCRATIVIDADE / REGIME DE CAIXA / FROTA GRUPOS DE DESPESA

Lucratividade Frota Comparativo Anual

Após a analise da informações mês a mês durante um período, é possível gerar este relatório abaixo para ter uma media de faturamento do ano exercício

RelLucratividadeFrotacompanual.png

ACESSE: SAT GERENCIAL --> RELATÓRIO / LUCRATIVIDADE / FROTA - COMPARATIVO ANUAL


Curva ABC pra que serve isso ??

Um Relatório de Curva ABC, é onde conseguimos analisar os picos de ocorrência em um determinado caso dentro do SAT.

Clientes com maiores picos de carregamento, Fornecedores com maiores picos de pagamentos ,Itens de Despesas com maiores picos de uso no contas a pagar, Proprietários com maiores frequências de carregamento,Mercadorias com mais transportadas.

Esta ferramenta é importante, para a empresa tomar decisão sobre corte de despesas , ou investimentos , correr atras de novos clientes, negociar com fornecedores, resumindo, bem usado por ajudar no dia a dia.


Curva ABC de Fornecedores

Esta ferramenta serve para avaliar o fornecedor em um determinado período que recebeu a maior fatia de pagamentos.

A partir desta informação começamos a avaliar como estão os pagamentos, e até iniciar uma investigação de custos, pois as vezes um fornecedor com altos índices, podem representar alguma deficiência no setor de compras, ou mesmo analisar uma negociação com fornecedor a fim de melhorar o relacionamento, negociando condições de pagamentos, prazos e preços diferenciados.

ACESSE : SAT GERENCIAL / Relatório / Financeiro / Parcelas a Pagar/Pagas/ Curva ABC Fornecedores

CurvaABCfornecedor.png

Neste relatório, entram a somatória das parcelas pagas no período ao fornecedor já com o valor final, ou seja, descontos ou juros,

Ele agrupa fornecedores usados nas telas de Contas a Pagar, Fatura de Contas a Pagar, e Pagamento de Viagens.

Curva ABC de Itens de Despesas

O Curva ABC de Itens de despesas dentro de uma empresa Frota, é fácil imaginar o item que irá ter o pico de consumo, que geralmente consome de 30 a 40% sobre o faturamento total da empresa, o Óleo Diesel.


CurvaABCitensdespesas.png


E quando aparece um outro item que não menor sentido e não expressa nada ??

O seu problema vem lá de traz.... a resposta esta na hora de cadastrar seus Itens de Despesa, muitas empresas por PREGUIÇA ou ("PRA SIMPLIFICAR OS LANÇAMENTOS") ou motivos semelhantes, fazem como o exemplo abaixo:



EXEMPLO DE COMO NÃO FAZER UM PLANO DE CONTAS 



CurvaABCComonaoitensdespesas.png



exemplo básico de como pode ser feito 

Funcionamento do plano de despesas do sat.png


PARA ACESSAR O SEU CURVA ABC DE ITENS: SAT GERENCIAL / RELATORIO / DESPESAS / CURVA ABC ITENS DE DESPESAS

Curva ABC de Proprietários (Agregados + Mistos + Terceiros)

Seja Agenciamento (FRETE) ou mesmo Frota + Agenciamento, a empresa certamente terá uma grande carteira de veículos e proprietário cadastrados em sua base de dados, e muitas vezes, precisa saber quem é o seu "Parceiro Comercial", aquele outro transportador que você pode contar na hora de fechar um Contrato que ajudará sua empresa a cumprir um Pedido,

Pensando nisso, o Curva Abc de Proprietários te responde quem é seu "Maior Colaborador Externo", ele pode ser importante em um caso de negociação de uma melhora de tarifa de frete.


CurvaABCproprietarios.png


Este relatório possui Filtros onde e possível acumular outros valores por proprietário.


Filtcurvaabcprop.png


ACESSE: Relatório / Viagens / Proprietário / Curva ABC

Curva ABC de Clientes

Um cliente perguntou em uma reunião, como ele pode avaliar a carteira de clientes da sua empresa ? qual o cliente responsável pela maior fatia de seu faturamento ?

Para responder essa pergunta, o sistema conta com um relatório de Curva ABC de Clientes

como se avalia este Resultado ?

Vejamos, uma empresa tem o resultado de suas despesas gerais FIDEDIGNO, e precisa saber qual o cliente que responde por maior parte de seu faturamento, utiliza-se o curva ABC de cliente para avaliar se a empresa necessita aumentar a carteira, diversificar mercadorias transportadas, ou mesmo tomar alguma outra decisão, ou mesmo com esse resultado, procurar se inteirar melhor da saúde financeira do seu principal cliente digamos assim.

CurvaABCclientes.png

Esses dados são obtidos diretamente da tela de Viagem do sistema, onde utiliza-se o cliente para fins de faturamento e Tomador de serviço para quem emite CT-e, e os valores acumulados no resultado, considera-se o frete empresa BRUTO, ou seja, sem possíveis descontos de pedágio,quebra,seguro ou outras despesas dedutíveis do frete empresa lá no ato de Faturar a viagem.


ACESSE : SAT GERENCIAL / Relatório / Viagens / Clientes / Curva ABC

Curva ABC de Mercadorias Transportadas

" No ramo de transporte, Muitas vezes você é o que você transporta "

Então esse relatório ajuda a empresa a definir seu principal foco e especialização

se graneleiro, carga seca, mercadorias variáveis e outros, a função é ajudar a entender melhor o porque um cliente procura seu serviço, seus pontos fortes em determinado tipo de carga.


CurvaABCMercadoria.png


Os valores deste relatório leva em consideração o Frete Empresa, mas tem um Filtro onde pode ser selecionado alguns pontos de vista diferentes


FiltCurvaabcmerc.png


Levando ao Gestor da empresa a decidir, para onde expandir sua atuação.


ACESSE: Relatório / Viagens / Mercadorias / Curva ABC

DRE, Como se obtêm essa informação dentro do SAT (DRE ou demonstrativo de Resultados de Exercício)

O D.R.E como é mais chamado, é uma apuração do exercício que geralmente é oferecido pela contabilidade da empresa,

já que suas informações são agrupadas com naturezas financeiras, derivadas de um Plano de Contas Financeiro, para o SAT, este plano de Contas Financeiro não tem influencia nas demais apurações,

não é algo impossível de se viver dentro do sistema, o que acontece que é algo opcional dentro do sistema


Aviso.PNG

Despesa com base na data de emissão das contas a pagar

Frota: Rentabilidade de viagens da frota (igual ao lucr->frota)

Frota/agenc: Rent.das viagens de terceiros (igual ao lucr-> viagens por filial)

Receitas diversas: Faturas que não são de viagens (F,M,U)

Acesse em Relatórios -> Lucratividade/DRE /DRE Consolidado (Plano Financeiro) - competência


Balancete Financeiro Consolidado

consolidado, pois é totalizado os valores de despesas pagas X receitas recebidas, totalizando item por item financeiro,

Muitas usuários solicitam o layout retrato do D.R.E, mas ele apura os valores para você montar seu próprio modelo, já que pode conter valores e fatores externos a serem adicionados, não tratados pelo sistema,

EX: compra e venda de calcário,Soja, vendas de ativos/imobilizados ou outros tipos de receitas não atendidos pelo SAT


RelBalFin.png


Esse também foi dividido em duas partes


RelBalFin2.png


Os resultados dele pode e devem ser conferidos com os seguintes relatório

  • Saldo Anterior Bancário: ESTE É COM VOCÊ, SEU EXTRATO DE CONTA CORRENTE DEVE ESTAR CONFERIDO.
  • Total Receitas: SAT / RELATÓRIO / FINANCEIRO / PARCELAS A RECEBER/RECEBIDAS , FILTRAR POR FATURAS RECEBIDAS
  • Total Despesas: SAT / RELATÓRIO / FINANCEIRO / PARCELAS A PAGAR/PAGAS / DATA, FILTRAR DUPLICATAS PAGAS SELEÇÃO DE TÍTULOS - SOMENTE OUTROS
  • Adto CC Emp/Func: SAT / RELATÓRIO / FINANCEIRO / PARCELAS A PAGAR/PAGAS / DATA, FILTRAR DUPLICATAS PAGAS SELEÇÃO DE TÍTULOS - SOMENTE ADIANTAMENTO FUNCIONÁRIO
  • CTRCs Pagos: SAT / RELATÓRIO / FINANCEIRO / PARCELAS A PAGAR/PAGAS / DATA, FILTRAR DUPLICATAS PAGAS SELEÇÃO DE TÍTULOS - SOMENTE CONHECIMENTOS
Não Bateu nada com nada ? então veja a informação do que pode ser o erro:

1- Item de Receitas (aquele item da fatura) pode não estar vinculado a nenhum item Financeiro verifique Tabelas / Receitas / Itens.
2- Item de Despesas sem vinculação com nenhum Item Financeiro, por favor conferir, tirando o relatório de Plano de Contas no cadastro de Item.
3- Adto Funcionário devem ser lançados pela tela de conta corrente emp func, se no contas a pagar o item de despesa deve estar vinculado ao item Financeiro.
4- CTRCS pagos pela tela de pagamento de viagens ou Fatura de contas a pagar
5- No Parâmetro tem alguns Itens Financeiros que devem ser vinculados, favor verificar ok ?

Você chegou la no SAT Gerencial e tentou gerar o fechamento do Balancete e não aconteceu nada ?

Provavelmente não tem uma estrutura de plano de contas financeiro cadastrado no seu sistema, entre em contato e peça auxilio de como cadastrar seu plano financeiro no sistema e amarrar os itens de despesas nele, lembrando que você (transportadora) deve ter noção de formação de um plano financeiro.

ACESSE ESTE RELATÓRIO DO BALANCETE EM : SAT GERENCIAL / RELATÓRIO / FINANCEIRO / BALANCETE FINANCEIRO / CONSOLIDADO

Apuração de Lucratividade de FRETES (agenciamento de cargas)

Diferentemente da gerencia de Frota, a lucratividade dentro da apuração do Agenciamento ou Frete pode ser mais complexa, já que a conta da lucratividade para cada empresa pode ser influenciado por uma série de fatores determinantes, seja pelo método de trabalho, entendimento, despesas fixas ou mesmo variáveis, determinados valores que podem entrar na receita ou deduzir, sendo imprevisível que uma unica forma será definitiva.

Neste tópico vamos tratar do método padrão de funcionamento de lucratividade no agenciamento, ou seja

  • Faturamento Bruto
  • Pis / Cofins
  • CSLL / INSS
  • ICMS
  • OUTROS (Pedágio + Balsa + Desp.Extra + Quebra + Outros Desc. + ISS + Vendedores + CPMF)
  • Há quem coloque despesas administrativas
  • Taxa administrativa ex:1,5%
  • Seguro empresa (o que sobra de responsabilidade a pagar para empresa)

Falaremos dos relatório de Lucratividade de Frete mais utilizados dentro do sistema

- Lucratividade Frete

- Lucratividade Frete Grupo de Despesas

- Lucratividade Viagens por Filial

- Lucratividade Cliente Acumulado

Relatório Lucratividade Frete

Então vamos as considerações iniciais, nos filtros como pretendemos apurar as informações de Lucratividade do frete, iremos selecionar nos Filtro o Supergrupo = FRETE


RelLucratividadeFrete.png


Abrirá o segundo Filtro onde deveremos selecionar no campo Propriedade = Terceiros + Agregados ,


FiltrolucratuvFrete.png


OBS: foi retirado os veículos de propriedade = próprio pois estes quando exibidos no relatório, a margem geralmente fica negativa


RelLucratividadeFrete1.png


Então neste relatório o que temos:

  • Faturamento Bruto
  • Impostos(Pis + Cofins + Inss + CSLL + ICMS)
  • Terceiro compreendemos como Frete Motorista Bruto
  • Outros que dependendo da regra aplicada é = Pedágio + Balsa + Despesa extra + quebra + outros descontos + ISS + vendedores + CPMF

E para conferir estas informações ?

existem alguns relatório que pode ser usando a fim de auditar os resultados do Lucratividade Frete

  • Despesas:
Acesse: Relatório / Despesas / Gerais 
Filtrar por:
Supergrupo = Frete.
Tipo Despesa = Frete (Div+Veic.Apoio).
Rateio = Todos.

Relatório Lucratividade - Viagens por filial

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